1. Nazwa : Stowarzyszenie Mieszkańców „Zielone Zacisze”
2. Adres : ul. Św. Wincentego 114 kl. VII   03-291  Warszawa
3. email:   biuro@zielonezacisze.org.pl www.zielonezacisze.org.pl
4. Data wpisu do KRS: 16.10.2009 r.          Numer KRS : 0000339284
5. NIP: 524-270-33-11                                    REGON: 142206059
6. Konto Bankowe : Volkswagen Bank Polska nr 77 2130 0004 2001 0531 5163 0001

Niniejsze sprawozdanie składane jest za okres od dnia 8 grudnia 2011 roku, kiedy to odbyło się Walne Zgromadzenie Członków Stowarzyszenia Mieszkańców „Zielone Zacisze”. Zebranie to wybrało nowe  statutowe władze na kolejną dwuletnią kadencję. Skład osobowy organów zgodnie z aktualnym KRS:

Zarząd Stowarzyszenia Mieszkańców Zielone Zacisze:

Prezes                        Sławomir Wróblewski

Wiceprezes                Hanna Rzadkiewicz

Wiceprezes                Waldemar Stencel

Skarbnik                     Tomasz Paszylka

Sekretarz                    Urszula Maślanka

Członek Zarządu        Stanisław Federak.

Komisja Rewizyjna działała w składzie:

Przewodniczący         Marcin Kołacz

Wiceprzewodnicząca Teresa Dąbrowska

Sekretarz                    Hanna Poncyleusz.

Posiedzenia Zarządu

Poczynając od pierwszego posiedzenia w dn. 12.12.11 r. odbyło się dwadzieścia posiedzeń Zarządu Stowarzyszenia Mieszkańców Zielone Zacisze. Przyjęto stały termin spotkań – wtorek raz na miesiąc – i korzystano z gościnnie udostępnianego pomieszczenia Zarządu Wspólnoty B. Wszystkie posiedzenia były protokołowane, dokumentacja jest prowadzona na bieżąco i pozostaje w dyspozycji Sekretarza Zarządu.

Sprawy osobowe

W minionym okresie dwóch lat sprawy losowe wpływały na zmiany w/w zespołów. Już na początku roku 2012 z osiedla wyprowadziła się p.Teresa Dąbrowska, co spowodowało zakończenie współpracy. W roku 2013 dokonano przekazania bieżących zadań skarbnika Panu Waldemarowi Stencelowi. W drugiej połowie roku 2013 r. swoją działalność na osiedlu zakończyła Pani Hanna Poncyleusz. W dniu 2 grudnia 2013 roku zmarł Pan Stanisław Federak.

Wnioski generalne

Po okresie poprzedniej kadencji konieczne było uregulowanie wielu spraw formalnych. Dokonano aktualizacji wpisu w KRS stosownie do decyzji wyborczych. Dokonano zmian w pełnomocnictwach bankowych w Volkswagen Bank. Uregulowano współpracę ze Wspólnotami  Mieszkańców. Dokonano aktualizacji umów z podwykonawcami. Uregulowano zasady rozliczeń z właścicielami miejsc parkingowych na działce D. Zarząd wypracował plan pracy i roczne plany budżetowe. Zakładane plany zostały zrealizowane.

Współpraca ze Wspólnotami Mieszkańców i system współfinansowania.

Dzięki wcześniej przyjętym Uchwałom wszystkich trzech Wspólnot Mieszkańców, Zarząd doprowadził do podpisania dwóch Umów, na podstawie których Wspólnota A i Wspólnota B  przekazują co miesiąc dofinansowania w wysokości 2 zł brutto od lokalu. W roku 2012 i w roku 2013 odbyły się spotkania Zarządu Stowarzyszenia ze wszystkimi trzema Zarządami Wspólnot. Uzgodniono sposób przekazywania dofinansowan ze Wspólnoty C. Wskazane jest formalne uregulowanie współpracy ze Wspólnotą C, aby potwierdzić wypracowane zasady.

Sprawy związane ze współwłasnością działki D na dziedzińcu Osiedla.

Działka D, która pozostaje w zarządzaniu przez Stowarzyszenie ma 71 wydzielonych części (w uproszczeniu 71 właścicieli), spośród których Stowarzyszenie zarządza największą częścią, na której znajduje się plac zabaw, boisko, teren rekreacyjny. Zgodnie z przepisami prawa, współwłaściciele odpowiadają solidarnie za całość terenu. Z uwagi na swą dominującą pozycję, Stowarzyszenie zarządza terenem ponosząc koszty utrzymania, oświetlenia, ubezpieczenia, remontów, rozliczeń i nadzoru i obciąża tymi kosztami właścicieli/użytkowników 70 miejsc parkingowych. Rozliczenia z tego tytułu są znaczącym stałym obciążeniem dla Zarządu Stowarzyszenia. Należy podkreślić, że w grudniu 2012 odbyło się po raz pierwszy doroczne otwarte spotkanie Zarządu Stowarzyszenia z właścicielami miejsc przy udziale Zarządów Wspólnot Mieszkańców. Spotkanie to było kolejnym krokiem dla uporządkowania relacji i spraw rozliczeń, kilka osób które zgłaszały wątpliwości po tym spotkaniu zaakceptowały przyjęty system rozliczeń. Do realizacji pozostaje konsekwentna windykacja należności od osób uchylających się od płacenia lub płacących nieterminowo.

Zarządzanie czystością.

Na początku roku 2012 Zarząd podjął decyzję o wypowiedzeniu umowy firmie odpowiadającej poprzednio za czystość i zieleń. Od  marca 2012 r. podpisano w tej sprawie umowę z firmą ARECA. Współpraca układa się prawidłowo, ale wymaga stałego nadzoru, do czego oddelegowano członka Zarządu.

Stan roślinności i terenu rekreacyjnego.

Firma ARECA odpowiada za bieżące pielęgnowanie zieleni. W celu podlewania dokonano inwestycji w postaci zakupu węża oraz zewnętrznej instalacji wodnej z wodomierzem, co zapewnia precyzyjne rozliczanie kosztów wody. W roku 2013 dokonano inwestycji w postaci przeprowadzenia pod jezdnią instalacji wodnej w celu wyprowadzenia ujęcia wody bezpośrednio na teren zielony (przy skalniaku), co powinno ułatwić pracę w okresie niezbędnego nawadniania roślinności. Firma ARECA zrealizowała wytyczenie i utwardzenie części ścieżek, usypanie i ukształtowanie skalniaka, nasadzenia właściwej roślinności, nasadzenia zieleni na dwóch narożnikach A/B i B/C, napraw płotu wokół placu zabaw, zamontowanie trzech bramek zgodnie z zaleceniami SANEPID. Dokonano nasadzeń żywopłotu wzdłuż budynku C.

Oświetlenie działki D.

W roku 2012 niezbędne okazało się zrewidowanie dotychczasowego systemu oświetlenia i rozliczeń energii. Z uwagi na brak wcześniejszego remontu i brak dokumentacji, konieczne było poprowadzenie nowej instalacji elektrycznej do trzech lamp zlokalizowanych na działce D. Dokonano zamontowania wydzielonego licznika, co miało zapewnić precyzyjne rozliczanie zużycia energii ze Wspólnotą C. Konieczna była wymiana istniejących lamp z żarówkami. Zamontowane zostały czujniki zmierzchu regulujące czas świecenia. Po krótkim okresie użytkowania stan przyłączy po stronie budynku C spowodował ponowne awarie. Podjęto decyzję o kolejnej inwestycji i uzgodniono przeniesienie przyłącza z budynku C do budynku B.

Przy tej okazji zainstalowano gniazdo elektryczne bezpośrednio na teren działki D. Załatwienia wymaga wymiana spalonych dwóch żarówek przy najbliższej obecności podnośnika.

Biuro księgowe

Zarząd kontynuuje współpracę z Biurem Rachunkowym RESDOM, które zapewnia comiesięczne rozliczenia, prowadzenie księgowości, składanie zeznań podatkowych, przygotowanie bilansu. Od października 2012 Biuro RESDOM odpowiada także za monitorowanie wpłat za miejsca parkingowe i przygotowywanie minimum raz na kwartał wezwań w przypadkach zaległości. W celu bieżącego spływu wpłat od Wspólnot Biuro Resdom wystawia noty miesięczne.

Sprawy prawne

W celu zapewnienia prawidłowych rozwiązań prawnych w podejmowanych działaniach Zarząd korzystał z pomocy prawnej, zarówno płatnej jak i woluntariuszy. M.in. przygotowano umowy ze Wspólnotami oraz pisma do właścicieli parkingów. Stan spraw prawnych można uznać za właściwy, ale stan skomplikowania przepisów nakazuje dalsze korzystanie z usług prawnika.

Inne inwestycje

W okresie kadencji co roku na wiosnę dokonywano wymiany piasku w piaskownicy (uzyskano w tym zakresie pomoc sąsiedzką). Na zamówienie wykonana została pokrywa piaskownicy odpowiadająca wymaganiom SANEPID. W roku 2012 miała miejsce kontrola SANEPID, zakończona zaleceniami dot. placu zabaw. Zarząd zlecił przegląd pogwarancyjny zabawek i konstrukcji drewnianych na Placu Zabaw. Zamontowano tabliczki o zakazie wprowadzania zwierząt oraz regulamin, tabliczki niestety były systematycznie niszczone. Zlecono wykonanie Tablicy Ogłoszeń, która służy nie tylko Stowarzyszeniu ale komunikacji miedzy wszystkimi sąsiadami Osiedla. Grafikę do tablicy poglądowej wykonał wolontariusz z Pracowni Architektów. Zakupiono i zamontowano brakującą bramkę wejściową na boisko.

Przygotowano regulamin placu zabaw, wykonano tabliczki.

Imprezy integracyjne dla mieszkańców Osiedla

W okresie kadencji Zarząd, przy współpracy sąsiadów, zorganizował cztery pikniki na dziedzińcu. Tradycyjnie odbywają się one na przełomie maja i czerwca (z okazji Dnia Dziecka) oraz we wrześniu (początek roku szkolnego). Pikniki wsparte były przez sponsorów, którzy zapewnili poczęstunek i nagrody.

Współpraca z Urzędem Dzielnicy

Podczas jednego z pikników gośćmi byli Wiceburmistrz Dzielnicy Targówek i Przewodnicząca Rady Dzielnicy. Kontakt z Urzędem Dzielnicy oraz radnymi jest utrzymywany. Radni Dzielnicy odwiedzili osiedle ponownie w jesieni 2013 roku. W roku 2013 aż troje reprezentantów osiedla Zielone Zacisze, w tym sekretarz zarządu Stowarzyszenia, zostali uhonorowani dyplomami w dzielnicowym konkursie za sąsiedzkie postawy i aktywność na rzecz mieszkańców.

W roku 2013 Zarząd złożył wniosek o dofinansowanie w ramach projektów na działalność społeczną. Pomimo nieskutecznej pierwszej próby, składanie wniosków powinno być kontynuowane.

Strona internetowa, mailingi

Kontynuowane jest prowadzenie i bieżące aktualizacje strony internetowej. Dzięki pomocy wolontariusza zapewniany jest hosting i ew. pomoc informatyczna. Zarząd stosuje mailingi do członków przy bieżącym powiadamianiu o wydarzeniach, Niezbędna jest kolejna  aktualizacja adresów.

Nowe uregulowanie spraw ochrony

W wyniku wielostronnego porozumienia ze wszystkimi Wspólnotami, kierując się potrzebą sąsiedzkiej solidarności, Zarząd zdecydował o sformalizowaniu zasad i przystąpieniu do opłacania usług firmy ochroniarskiej. Od października 2013 r. firma zapewniająca ochranę całego osiedla, swoją odpowiedzialnością objęła formalnie także działkę D ze znajdującym się tam placem zabaw i boiskiem, a także miejscami parkingowymi. Oznacza to jednakże wzrost obciążeń finansowych, jakich wcześniej w budżecie stowarzyszenia nie kalkulowano. Zarząd kieruje wniosek do wszystkich Wspólnot Mieszkańców osiedla Zielone Zacisze, aby podczas wiosennych Zebrań w roku 2014 przyjąć uchwały o podniesieniu składki o co najmniej 2 złote.

Plan przyjęcia statusu OPP

W wyniku analiz prawnych i konsultacji z mieszkańcami Zarząd rozważał starania o docelowe przyjęcie przez Stowarzyszenie statusu Organizacji Pożytku Publicznego. Mogłoby to zapewnić możliwość przejęcia na własność działki D, pozostającej obecnie w czasowej dzierżawie. Utrzymywanie obecnego stanu dzierżawy na dłuższą metę niesie duże zagrożenie, a status OPP zapewni ochronę przed obciążeniem Stowarzyszenie podatkiem od darowizny działki. Jednocześnie statut OPP umożliwiłby dokonywanie darowizn i zapewnił dodatkowe środki na statutowe działania i stabilne funkcjonowanie Stowarzyszenia. Jednocześnie rozważyć należy przejęcie działki D bez zmiany statusna OPP.  W tym celu  należy uzyskać opinie prawne z wszelkich możliwych źródeł.

Pogarszający się stan boiska i ogrodzenia

W kolejnej kadencji Zarząd Stowarzyszenia, wraz ze Wspólnotami Mieszkańców osiedla, musi się zmierzyć z problemem pogarszającego się stanu nawierzchni boiska. Także drewniane ogrodzenie, pomimo systematycznych napraw, będzie wymagało całkowitej wymiany. Obydwa te zadania przekraczają możliwości finansowe Stowarzyszenia Mieszkańców „Zielone Zacisze”. Niezbędne więc jest przyjęcie tych zadań przez wszystkich mieszkańców.

Sprawozdanie przedstawił Zarząd Walnemu Zgromadzeniu Stowarzyszenia Mieszkańców „Zielone Zacisze” w dniu 14.01.2014 r.

Plan pracy / Plan gospodarczy

Stowarzyszenia Mieszkańców „Zielone Zacisze”

na 2014

1. Naprawy oświetlenia Placu Zabaw/Boiska
2. Wykonanie tablic z regulaminem korzystania z Placu Zabaw i Boiska.
3. Wiosenne prace porządkowe z wykorzystaniem firmy ARECA, bieżące naprawy ogrodzenia do czasu podjęcia decyzji o inwestycji.
4. Wiosenne nasadzenie drzew (w zależności od funduszy)
5. Analiza prawna – sprawa OPP lub przejęcie własności działki.
6. Pozyskanie nowych członków Stowarzyszenia
7. Akcja gromadzenia funduszy na modernizacje dziedzińca:
   1. zakup dalszych ławek
   2. utwardzenie ścieżek
   3. zacienienie Placu Zabaw (pergola)
   4. Piknik wiosenny/Dzień Dziecka
   5. Remont nawierzchni (ubytki kostki w jezdni)

10.  Piknik jesienny

11.  Gromadzenie funduszy na remont boiska (drenowanie, wymiana nawierzchni)

Przyjęto w dniu 14.01.2014 r.

OTWARTE ZEBRANIE
WŁAŚCICIELI MIEJSC PARKINGOWYCH
oraz
SPRAWOZDAWCZO-WYBORCZE
ZEBRANIE CZŁONKÓW STOWARZYSZENIA MIESZKAŃCÓW „ZIELONE ZACISZE”
14 stycznia 2014 r.

Zarząd Stowarzyszenia Mieszkańców „Zielone Zacisze” zaprasza na Walne Zgromadzenie Członków Stowarzyszenia, które odbędzie się 14 stycznia 2014 r. w Pizzerii Antipasto.

Uprzejmie informujemy, że od godziny 19.00 do 19.30 odbywać się będzie doroczne zebranie właścicieli miejsc parkingowych ulokowanych na działce D. Celem zebrania jest omówienie  gospodarowania środkami pochodzącymi z opłat za użytkowanie. Mile widziane wszelkie sugestie i propozycje wspierające zarzadzanie terenem.

Terminy i proponowany porządek obrad  w dniu 14.01.2014 r.:

• Godz. 19.00 Otwarte zebranie właścicieli miejsc parkingowych
• Godz. 19.00 Pierwszy termin Walnego Zgromadzenia Członków Stowarzyszenia Mieszkańców „Zielone Zacisze”
• Godz. 20.00 Drugi termin Walnego Zgromadzenia. Zgodnie z par. 19 Statutu Stowarzyszenia Mieszkańców „Zielone Zacisze”, jeżeli o godz. 19.00 nie będzie obecnych 50% członków Stowarzyszenia, zebranie rozpocznie się w drugim terminie o godz. 20.00 a podejmowane uchwały będą ważne.
• Otwarcie obrad
• Wybór przewodniczącego i protokolanta Walnego Zgromadzenia
• Przedstawienie sprawozdania merytorycznego i finansowego ustępującego Zarządu i Komisji Rewizyjnej za kadencję 2012-2013. Dyskusja i podjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania. Stosowne materiały zamieszczone będą z wyprzedzeniem na stronie internetowej www.zielonezacisze.org.pl
• Wybory Zarządu Stowarzyszenia
• Wybory Komisji Rewizyjnej
• Dyskusja, wolne wnioski.

Z pozdrowieniami,

Zarząd
Stowarzyszenia Mieszkańców
„Zielone Zacisze”